Flotas de vehículos para empresas: Decálogo para una buena gestión

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Podemos definir una flota de vehículos como el conjunto de automóviles que dispone una empresa para prestar un servicio determinado, como transporte de pasajeros o mercancías, gestiones de logística o actividades comerciales. Del buen funcionamiento de la flota de vehículos depende en gran medida la viabilidad de la empresa. Esto obliga, por tanto, a tener que realizar una correcta gestión de la flota.

La gestión de flotas de vehículos permite que una empresa pueda prestar su servicio de manera eficiente. Ello implica, no solo a los vehículos sino, también a todo el personal encargado de conducir los automóviles. Hoy en Norauto, queremos ofrecerte nuestro decálogo para una buena gestión de la flota de vehículos de tu empresa.

Qué es la gestión de flotas de vehículos

En primer lugar, empecemos por saber en qué consiste exactamente la gestión de flotas de vehículos. Se trata de un proceso complejo de gestión y organización de los vehículos de una empresa. La esencia de este proceso es hacer un seguimiento de todos esos vehículos, permitiendo rastrear su ubicación, comportamiento y estado en el que se encuentran.

Esto ayuda a controlar las flotas, aumenta la eficiencia de la empresa y reduce los riesgos. Hay industrias en las que la gestión de flotas de vehículos hace también un seguimiento de recursos para gestionar equipos como grúas, niveladoras, remolques y otro tipo de vehículos especializados.

En general, el objetivo que persigue la gestión de flotas es aumentar la eficiencia y la productividad de una empresa, así como mejorar la seguridad de los conductores y mantener los vehículos en perfecto estado. ¿Y cómo se realiza? Algunas prácticas pueden ser el seguimiento de vehículos, informes sobre el consumo de combustible, el mantenimiento de los vehículos o la supervisión de los conductores.

Ventajas de una buena gestión de la flota de vehículos

El mantenimiento de la flota vehicular aporta una serie de ventajas para las empresas. Algunas de ellas son las siguientes:

1. Permite a la empresa disponer de información en tiempo real del estado de toda la flota de vehículos y tener comunicación instantánea con sus transportes. Toda esta información puede proporcionarla también a sus clientes.
2. Ayuda a realizar una mejor gestión de la flota y optimizar los recursos, así como tener una visión general del estado de la flota para tomar decisiones, como renovar unidades.
3. Aumenta la seguridad de los conductores de los vehículos.
4. Ayuda a ofrecer un mejor servicio y aumentar los clientes.
5. Permite ahorrar en costes de operación y mantenimiento.
6. Ofrece un mejor desarrollo de la hora de ruta de gestión y control de la unidad.
7. Realizar informes mensuales detallados sobre el estado de cada vehículo.

Decálogo para una buena gestión de flotas de vehículos

La gestión de flotas de vehículos requiere controlar una serie de parámetros perfectamente.

1. Utilizar un software de gestión de flotas. Esto es el corazón del proceso, basado en un sistema GPS que funciona a través de GPRS, satélite, radio o combinando los tres. La comunicación por satélite es el sistema de transmisión de datos más caro, pero también el más efectivo. Permite rastrear vehículos en lugares remotos donde la señal móvil o GPRS son más débiles.
2. Monitorización de los vehículos en tiempo real. Esto está estrechamente relacionado con el punto anterior, ya que necesita de una herramienta de geolocalización. Gracias a la monitorización en tiempo real, la empresa podrá mejorar los tiempos de entrega o aumentar la seguridad de los conductores, en caso de cualquier emergencia.
3. Establecer rutas eficientes. Diseñar trayectos con el mínimo de kilómetros posibles para lograr la mejor relación tiempo – coste. Así, se mejora la eficiencia operativa y el rendimiento de los vehículos.
4. Usar plantillas para registrar la información de cada vehículo. Esto permite conocer con detalles el estado en el que se encuentra cada vehículo y qué gastos genera.
5. Gasto de combustible. Este es un punto muy importante. Para controlar el gasto en carburante, es preciso conocer la manera de conducir del personal. En este sentido, es bueno establecer una serie de recomendaciones para ahorrar gastos. Por ejemplo, practicar una conducción más eficiente, evitando frenadas bruscas, acelerones o revolucionar el motor en exceso.
6. Utilizar vehículos que declaren un menor consumo. El gasto en combustible puede suponer el 20 por ciento del coste total de la flota. Por ello, hay que poner el foco en aquellos vehículos con un consumo medio más bajo.
7. Mantenimiento de los vehículos. Es importante conocer el estado de los automóviles para que siempre estén listos para circular. Esto requiere controlar periódicamente el nivel de aceite y cambiarlo cuando proceda, comprobar el estado de los neumáticos, niveles de líquidos, frenos y, en general, toda la mecánica. De esta manera, se reducen los riesgos de sufrir averías que impidan al conductor llegar a su destino y, por tanto, mejora la productividad.
8. Tener buenos conductores. Esto conlleva comprobar referencias antes de contratarlos o poner en marcha un programa de conducción previa a la contratación.
9. Conocer la opinión de los conductores. El feedback de los conductores puede servir de información muy valiosa para la empresa, de cara a mejorar la productividad. Son ellos los que pasan horas al volante y es importante conocer qué les gusta y qué no o cómo mejorar en ciertos apartados.
10. Establecer programas de incentivos. Consiste en trazar un plan de recompensas para aquellos conductores que cumplan con determinados criterios fijados, por ejemplo, realizar el menor consumo medio.

Cómo funciona la gestión de flotas de vehículos

El software de gestión de flotas es clave a la hora de gestionar una flota, porque permite controlar, prácticamente, todos los elementos necesarios.

Permite hacer un seguimiento de los vehículos, mediante dispositivos de rastreo, notificaciones del estado del vehículo, llegadas que no se hayan producido o paradas prolongadas, comunicarse directamente con el conductor, evaluar los comportamientos de conducción, realizar estadísticas de los conductores, planificar rutas más eficientes y hacer un seguimiento del estado de la mercancía para asegurarse de que llegue en buen estado.

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